PERENCANAAN KOMUNIKASI

Tugas individu                                                                      Yasir. S.Ag, M.Si

Perencanaan komunikasi

Disusun oleh

MURNI SETIO. F

0801113443

FAKULTAS ILMUSOSIAL DAN POLITIK

JURUSAN KOMUNIKASI

BIDANG KONSENTRASI

MANAGEMENT KOMUNIKASI

UNIVERSITAS RIAU 2009/2010

I.  PENDAHULUAN

 Komunikasi adalah suatu ketrampilan penting yang dibutuhkan dalam manajemen.  Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan.  Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan/ ide dari satu pihak ke pihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.

Dalam konteks komunikasi sosial (penyebaran ide-ide pembangunan/pemasaran pada masyarakat luas) memberi pemahaman bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, apalagi untuk mengubah sikap dan prilaku mereka (segment masyarakat) sesuai dengan kehendak/tujuan komunikator. Menyikap hal tersebut diperlukan Perencanaan Komunikasi.

PERENCANAAN KOMUNIKASI

Dipahami ada empat (4) elemen utama Perencanaan, yaitu  :

1.                  Tujuan (Objective).  Kondisi masa depan yang akan dicapai.

2.                  Aksi (Action). Serangkaian kegiatan yang yang dilakukan untuk mencapai tujuan.

3.                  Sumber Daya (Resouces). Hal-hal yang dibutuhkan dalam melaksakan aksi.

4.                  Pelaksanaan (Implementation). Tata cara dan arah pelaksanaan kegiatan.

 Pada proses perencanaan tersebut, dampak ataupun akibat  yang dihasilkan sangat bergantung pada ke-empat elemen perencanaan.  Dalam proses perencanaan tersebut, peran  komunikasi merupakan ketrampilan penting yang harus dimiliki oleh para manager.  Karenanya dapat dikatakan pula bahwa perencanaan komunikasi meliputi fungsi-fungsi manajemen , yaitu  :

1.                    Merencanakan (Planning).

2.                    Mengadakan (Organizing).

3.                    Mengutamakan (Leading).

4.                    Mengawasi (Controlling).

Elemen-elemen yang terdapat dalam komunikasi adalah:

Komunikator               : Orang yang menyampaikan pesan

Pesan                           : Ide atau informasi yang disampaikan

Media                          : Sarana komunikasi

Komunikan                 : Audience, pihak  yang menerima pesan

Umpan Balik               : Respon dari komunikan terhadap pesan yang diterimanya

 Dalam kehidupan nyata mungkin ada yang menyampaikan pesan/ide (encoding) yang merupakan hasil pengolahan ide (stimulus)  berdasarkan kesan (perception) dan penerjemahan (interpretation) si penyampai ; ada yang menerima atau mendengarkan pesan; ada pesan itu sendiri; ada media  (transmission through a channel) dan tentu ada respon berupa tanggapan terhadap pesan (feedback). 

Skema Proses Komunikasi

Dari skema proses komunikasi diatas, untuk menunjang keberhasilan perencanaan komunikasi dapat dilihat Kesan (Perception) sebagai inti komunikasi. Kesan adalah nuansa rasa manusia kepada obyek tertentu. Kita terkesan, karena ada sesuatu yang menarik dari obyek tersebut. Obyek tersebut bisa berupa barang atau orang. Kita bisa terkesan kepada orang karena bermacam-macam; bisa karena wajah cantiknya, tampan, berkumis; bisa karena kata-katanya, karena janjinya, dan sebagainya.  Membuat kesan yang baik, berarti kita harus berbuat dan bersikap tertentu yang membuat agar orang lain tertarik.   Dapat  dikatakan bahwa kesan/persepsi merupakan inti komunikasi.

Menurut Rudolp F.Verdeber dalam buku, Communicate, 1978, kesan atau persepsi dapat didefinikan sebagai interpretasi bermakna atas sensasi sebagai representatif obyek eksternal. Proses menafsirkan informasi Indrawi. Jika persepsi kita tidak akurat kita tidak munglkin bisa berkomunikasi secara efektif.

 Proses mencapai kesepakatan (Sharing of meaning), lazimnya berlangsung secara bertahap. Karena itu, lebih awal kita perlu memperhatikan  5 (lima) sasaran pokok dalam proses komunikasi, yaitu:

      Membuat pendengar mendengarkan apa yang kita katakan (atau melihat apa yang kita tunjukkan kepada mereka)

      Membuat pendengar memahami apa yang mereka dengar atau lihat

      Membuat pendengar menyetujui apa yang telah mereka dengar (atau tidak menyetujui apa yang kita katakan, tetapi dengan pemahaman yang benar)

      Membuat pendengar mengambil tindakan yang sesuai dengan maksud kita dan maksud kita bisa mereka terima

      Memperoleh umpan balik dari pendengar

      Di samping itu, masih ada faktor lain yang juga penting dalam proses komunikasi, yakni: Gangguan (noise) yakni faktor-faktor eksternal (media/saluran komunikasi) maupun internal (psikologis) yang dapat mengganggu atau menghambat kelancaran proses komunikasi. 

HAMBATAN PROSES KOMUNIKASI

 Tentu tidaklah mudah untuk membuat sebuah komunikasi berjalan dengan menghasilkan kesepakatan secara utuh sesuai tujuannya. Karena, salah satu prinsip dalam berkomunikasi, yakni terdapatnya kesulitan-kesulitan pokok dalam mencapai tujuan. Kesulitan-kesulitan internal ini merupakan hal yang biasa dialami dialami oleh penyampai ide maupun penerimanya.

.Matrik tujuan dan kesulitan dalam proses komunikasi. 

Tujuan	Kesulitan
MENDENGAR	Penerima  pesan sulit memusatkan perhatian baik pada kata yang tertulis maupun terucap untuk waktu yang lama
	Penerima pesan  kurang memiliki perhatian pada apa yang bagi mereka tampak kurang penting
MEMAHAMI	Penerima pesan memiliki asumsi berdasarkan pengalaman masa lalunya
	Penerima pesan sering tidak memahami jenis bahasa yang dipakai pembicara
	Penerima pesan lebih mudah salah mengerti saat mereka mendengar tanpa melihat
	Penerima pesan sering sudah menarik kesimpulan padahal kita belum selesai bicara.
MENYETUJUI	Penerima pesan sering merasa curiga terhadap orang lain yang sedang sedang membujuk mereka
	Penerima pesan tidak suka jika dibuktikan bersalah
BERTINDAK	Tidak mudah bagi banyak orang untuk mengubah kebiasaan mereka
	Penerima pesan merasa takut akan akibat dari pengambilan tindakan yang keliru
	Banyak orang tidak suka mengambil keputusan
UMPAN BALIK	Beberapa orang sering dengan sengaja menyembunyikan reaksi dan apa yang sesungguhnya mereka pikirkan
	Penampilan dapat bersifat memperdaya –anggukan kepala, mungkin tidak selalu tanda setuju dan mengerti, karena bisa digunakan untuk menutupi ketidak tahuan atau keragu-raguan.

 Namun demikian, yang paling mendasar dalam sebuah kegiatan komunikasi adalah adanya rasa saling percaya. Kalau sudah percaya, biasanya apapun yang dikatakan pastilah diterima. Satu hal lagi, efisiensi. Komunikasi yang efisien adalah komunikasi yang tidak membutuhkan upaya besar agar mencapai tujuannya.  Kualitas komunikator Partisipasi merupakan modal dasar untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif. Karenanya  dibutuhkan kemampuan komunikasi efektif. Kemampuan ini meliputi kemampuan untuk berbagi ide, mengkritik dari semua aspek, mendorong dan merangsang imajinasi, menolak buah pikiran yang kurang tepat, dan mengenal sejak dini solusi yang mungkin bisa diambil. 

Kualitas komunikator efektif

Menilai Orang	Tahu mana yang penting dan menghargai kontribusi orang lain
Mendengarkan secara Aktif	Berusaha keras memahami keinginan dan masalah orang lain
Bijaksana	Memberikan kritik secara halus. konstruktif dan hormat
Memberikan pujian	Menghargai orang lain dan kontribusi mereka di depan umum
Konsisten	Mengendalikan suasan riang; memperlakukan sama bagi semuanya: tidak favorit
Mengakui kesalahan	Kemauan untuk mengakui kesalahan
Memiliki rasa humor	Mempertahankan posisi yang menyenangkan dan pendekatan yang enak
Memberi contoh yang baik	Melakukan apa yang diharapkan orang lain
Menggunakan bahasa Jelas, Lugas, dan Tepat	Kata-kata yang lazim, konkret, pemberian petunjuk, yang menyentuh perasaan penyimak. Hindari kata-kata bercita rasa buruk, kata-kata langsung

MASALAH PERENCANAAN KOMUNIKASI

Dari beberapa hal diatas, ternyata berkomunikasi ataupun mengkomunikasikan sesuatu tidaklah mudah, beberapa hal yang harus dikaji seksama dalam perencanaan komunikasi  :

      Analisa khalayak, merupakan tahap awal yang sangat menentukan arah dan tujuan perencanaan.  Tahap ini menganalisi segmen masyarakat sasaran yang kita hadapi dari segi sosiodemografis (pendidikan, usia, jenis kelamin, etnis, kepercayaan, bahasa, pekerjaan) dan juga dari segi psikografis (aspirasi, kesenangan, dan kebiasaan-kebiasaan).  Pemahaman komprehensif mengenai tatanan masyarakat ini diperlukan untuk menentukan khalayak sasaran dan format kegiatan yang sesuai dengan keinginan komunikator dan kebutuhan khalayak sasaran

o   Perumusan tujuan. Tahap ini untuk menentukan apa yang ingin dicapai  dengan program-program yang dilakukan.

o   Pemilihan Media. Langkah pemilihan media sebagai saluran pesan memerlukan kecermatan, dengan mempertimbangkan kelemahan dan keunggulan sifat masing-masing media. Setidaknya diperlukan media yang dapat di akses oleh masyarakat sasaran.

      Rancangan Pesan. Diperlukan upaya terus-menerus dalam meningkatkan ketrampilan komunikator agar senantiasa mengetahui perkembangan dan wacana masyarakat. Selain bobot materi yang harus diperhatikan, juga kesesuaian pola pikir masyarakat sasaran  yang dihadapi, termasuk kesesuaian media yang digunakan. Peran kreatifitas komunikator menjadi hal utama.

      Produksi dan distribusi media. Produksi media berkaitan dengan kemasan pesan. Karena itu unsur estetika sangat berperan untuk menarik perhatian masyarakat.  Demikian juga dengan distribusi pesan, dimana pemilihan waktu yang tepat menjadi kunci keberhasilan distribusi.

      Evaluasi.  Tahap ini melihat bagaimana program berjalan sesuai dengan tujuan, sejauh mana program yang dirancang telah tercapai, faktor-faktor pendukung dan penghambat selama program berjalan

Sebuah perencanaan komunikasi pemasaran yang baik

Pemasaran anda dalam melakukan komunikasi pemasaran .langkahberikutnya adalah mempelajari siapa yang menjadi sasaran pemasaran, apakah diaseorang konsumen baru, konsumen yang sudah lama ada atau konsumen yang seringberganti merek . konsumen yang masih ragu, konsumen yang belum mengetahui namuntertarik . semua itu memerlukan motivasi yang berbeda untuk membeli produk kita.selanjutnya adalah memutuskan metode apa yang akan di gunakan . disiniditerapkan dasar pemikiran yang sama. Anda juga perlu untuk mempelajari mediayang anda gunakan. Apakah media tersebut mampu untuk menjangkau lapisankonsumen yang menjadi sasaran pemasaran anda atau tidak . karena terkadangbeberapa lapisan masyarakat memerlukan cara khusus untuk melakukan pemasaranpada mereka.

Kemudian yang akan anda lakukan adalah menyusun informasi yang akandisampaikan dan menyusunnya berdasarkan urutan prioritas . carilah segipenjualan yang paling efektif dalam menarik minat konsumen sasaran anda . iniharus dijadikan pembuka dan semenarik mungkin agar konsumen tidak menghindardari rencana pemasaran anda. Ikatlah mereka dengan kata – kata yang membuatmereka merasa dirinya penting. Selalulah menggunakan kata – kata “anda” atau“kita” agar terkesan sopan dan konsumen sasaran anda merasa akrab . kemudiananda harus bisa menciptakan kepuasan yang diinginkan konsumen, pertimbangkanlahapa yang sebenarnya di inginkan oleh konsumen. Apabila anda menawarkanpemecahan masalah, pstikan itu ada dalam daftar prioritas anda . Dalammelakukan komunikasi pemasaran, hal yang harus anda lakukan adalahPertama– tama anda harus merebut perhatian mereka. Ini bisa dilakukan denganberbincang – bincang, tersenyum, gambar atau tulisan yang menarik jika andamelakukan komunikasi dengan mediaLaluanda harus menarik minatm mereka. anda harus memberitahukan kepadanya hal – halyang menarik bagi kepentinganpribadinya.

Kemudian timbulkan keinginan konsumen sasaran anda untuk membeli. Anda harus bisamembuat mereka memunculkan hasrat mereka untuk membeli, mencoba atau mencermatiproduk anda, meminta brosur atau minta di hubungi oleh bagian penjualan.Kemudiandesak konsumen sasaran anda untuk bertindak sesuai dengan apa yang andainginkan maka tugas anda selesai

CONTOH KASUS PERENCANAAN KOMUNIKASI

Perencanaan komunikasi pemasaran sebuah café

*Mau gaul dan makan enak vebz café tempat yang tepat*

 Dipahami ada empat (4) elemen utama Perencanaan, yaitu  :

1.                  . Tujuan (Objective).  Kondisi masa depan yang akan dicapai

2.                  Aksi (Action). Serangkaian kegiatan yang yang dilakukan untuk mencapai tujuan.

3.                  Sumber Daya (Resouces). Hal-hal yang dibutuhkan dalam melaksakan aksi.

4.                  Pelaksanaan (Implementation). Tata cara dan arah pelaksanaan kegiatan.

Tujuan (Objective).  Kondisi masa depan yang akan dicapai

Memasarkan sebuah café yang baru saja buka atau louncing cafe dan resto, pertama-tama dengan sebuah perencanaan komunikasi dan pengemasan komunikasi yang Apa akan membantu sebuah café dan resto ini akan dikenal dengan membukan louncingnya dengan acara sale atau discoun atau potongan harga dengan acara band-band terkini juga ikut di undang dalam launcing tersebut karna segmen pemasan café dan resto tersebut merupakan remaja dan dewasa maka dari segi periklanan prapromo café dan promo juga pasca promo memang harus extra kreatif. Misalnnya dengan desain café yang Sangat modis itu diatur juga tataruang yang nyaman untuk berkumpul-kumpul dan makan di café dan resto tersebut dengan di teman menú yang tentunya selalu up to date dan tidak terlalu mal mengingat pasar pemasaran café dan resto ini yang maniz masuk dalam kocek siswa dan mahasiswa. Juga dibantu d3ngan plamplet yang di desain kreatif menarik yang disebarkan di sekolah sekolah ataupun kampus kampus juga tempat kumpulnya anak renaja sehingga café dan resto ini cepat dikenal dan dapat berjalan mulus.

Aksi (Action). Serangkaian kegiatan yang yang dilakukan untuk mencapai tujuan.

Mempunyai perensanaan yang matang dengan akan membuka resto mulai dari penampatan lokasi resto,menu-menu angdalan dan mempunyai fariasi menu yang menarik asik dan juga tidak menguras kantong berhubung ini merupakan segmentasi remajasehingga menempatnya harga-harga yang memang untuk pas untuk segmantasinya

 Melakukan promosi-promosi pengenalan produk dan tempat yang baru dibuka tersebut dengan media-media pilihan seperti menyebarkan brosur-brosur di kampus-kampus,sekolah,mall,temapat-tempat umum yang biasanya banyak dikunjungi orang. Dan memang spanduk ditempat-tempat pilihan. Info-info radio local dan misalnya mempunyai dana lebih memaluli televise local yang ada.

Sumber Daya (Resouces). Hal-hal yang dibutuhkan dalam melaksakan aksi.

Menyiapkan segala sesuatunya mulai pra promo,promo dan pasca promo dengan matang  

Pelaksanaan (Implementation). Tata cara dan arah pelaksanaan kegiatan.

            Melaksanakan apa saja yang sudah dilakukan sebelumnya dengan maksimal. Seperti pada pembukaan pertama memilih mengunakan band indie local reques sebagai acara pembuka untuk menarik perhatian konsuman terutama pada segmentasi yang memang dari awal menjadi targeting pada proyek ini juga tak lupa dengan mengadakan kuis-kuis disela-sela acara yang hadiahnya voucer makan ditempat yang sedang di promosikan juga pada pembukaan hari pertama diadakan discount makan untuk membawa miniman 4orang atau lebih.

            Kemudian melakukan evaluasi setelah satu minggu reto berjalan untuk mengetahui apa-apa saja yang sudah berhasil dilakukan dan apa-apa saja yang harus ditingkatkan dan diperbaiki untuk jalannya resto kedepan.

KESIMPULAN

Perencanaan Komunikasi merupakan hal mendasar yang diperlukan dalam suatu kegiatan komunikasi sosial, utamanya untuk memperkenalkan atau memasarkan produk. Setelah memahami proses perencanaan dan elemen-elemen komunikasi dalam suatu organisasi, dapat ditemukan beberapa hal yang dapat merupakan masalah dalam perencanaan komunikasi.

Masalah yang harus diperhatikan dalam Perencanaan Komunikasi, antara lain :

1.         Objective (Tujuan).

-         Perumusan Tujuan.

2.         Action

-         Analisis khalayak.

3.         Resources

-         Rancangan Pesan.

-         Kualitas Komunikator.

4.         Implementation

-         Pemilihan Media. 

-         Produksi dan Distribusi Media

5.         Performance Outcome

-         Evaluasi.